TCO berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung mit Arbeitsblatt und Rechenbeispiel über 3 Jahre

Kurz gesagt

• Die TCO-Formel: TCO = einmalige Kosten + (laufende Kosten pro Jahr × Anzahl Jahre). Für eine Plattformentscheidung rechnen Sie mindestens drei Jahre und summieren jedes Jahr einzeln, damit Wachstum und Preiserhöhungen sichtbar bleiben.

• Sieben Schritte: Szenarien und Zeitraum festlegen, alle Kostenposten erfassen, einmalige und laufende Kosten pro Jahr trennen, echte Zahlen eintragen, rechnen, die TCO als Anteil am Umsatz ausdrücken und die Annahmen testen.

• In unserem Rechenbeispiel ist der Verbleib auf Magento in den ersten zwei Jahren günstiger. Shopify Plus wird im dritten Jahr günstiger, weil die laufenden Kosten niedriger sind. Der Break-even sagt mehr als die Endsumme.

• Vergleichen Sie nur Kosten, die sich zwischen den Optionen unterscheiden. Marketing und Fulfillment kosten auf jeder Plattform ungefähr gleich viel und verwässern nur den Vergleich.

Die meisten Artikel zur Total Cost of Ownership erklären, was TCO ist. Dieser hier ist die Arbeitsversion. Sie bekommen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, eine Vorlage zum Ausfüllen je Kostenposten und ein durchgerechnetes Beispiel über drei Jahre: ein bestehender Magento-Shop im Vergleich zu Shopify Plus. Wenn Sie zuerst die Grundlagen möchten (was TCO bedeutet, welche Kostenposten dazugehören und wie Shopify, Shopware, commercetools und Adobe Commerce im Vergleich abschneiden), lesen Sie unseren TCO-Vergleich der E-Commerce-Plattformen.

Wir arbeiten mit dieser Methode, wann immer eine Marke uns fragt, ob sich ein Plattformwechsel rechnet. Als Shopify Platinum Partner (Top 0,5 % weltweit) mit mehr als 350 Migrationen und über zehn Jahren Erfahrung sehen wir immer wieder dasselbe: Das Ergebnis hängt selten an der Lizenz. Es hängt an Hosting, Wartung, Schnittstellen und an den Stunden, die Ihr eigenes Team in den Betrieb der Plattform steckt.

Die TCO-Formel und die Variante, die besser funktioniert

Die Grundformel ist einfach:

TCO = einmalige Kosten + (laufende Kosten pro Jahr × Anzahl Jahre)

Ein guter Ausgangspunkt. Die Formel unterstellt allerdings, dass die laufenden Kosten gleich bleiben, und das tun sie in der Praxis nicht. Hosting wächst mit dem Traffic, Apps rechnen nach Bestellungen oder Kontakten ab, Retainer werden jährlich angepasst, und manche Plattformgebühren hängen vom Umsatz ab. Summieren Sie im Arbeitsblatt deshalb jedes Jahr einzeln:

TCO über 3 Jahre = einmalige Kosten + laufende Kosten Jahr 1 + laufende Kosten Jahr 2 + laufende Kosten Jahr 3

Einmalige Kosten fallen meist in Jahr 1 an (Aufbau, Migration, Schnittstellen), aber nicht immer. Ein großes Versions-Upgrade in Jahr 2 oder eine neue ERP-Anbindung in Jahr 3 sind ebenfalls einmalig. Tragen Sie sie in dem Jahr ein, in dem sie tatsächlich anfallen, sonst stimmt Ihr Bild vom Cashflow nicht.

TCO berechnen in 7 Schritten

Schritt 1: Szenarien und Zeitraum festlegen

Legen Sie fest, was Sie genau vergleichen. Die häufigste Konstellation lautet „auf der aktuellen Plattform bleiben“ gegenüber „auf Plattform X migrieren“. Nehmen Sie die aktuelle Situation immer als eigenes Szenario auf. Bleiben ist nie kostenlos, und es ist die Messlatte, die jede Alternative überspringen muss.

Wählen Sie einen Zeitraum von mindestens drei Jahren. Bei einem Jahr wirkt jede Migration teuer, weil alle einmaligen Kosten in dieses eine Jahr fallen. Bei größeren oder Enterprise-Setups rechnen Sie zusätzlich fünf Jahre: Das kommt der tatsächlichen Lebensdauer einer Plattform näher. Stimmen Sie den Zeitraum nach Möglichkeit auf Ihre Verträge ab, etwa die Laufzeit eines Plattform- oder Hostingvertrags.

Schritt 2: Alle Kostenposten erfassen

Gehen Sie Ihren Stack vom Shop-Frontend bis zum Backoffice durch. Stellen Sie bei jedem Posten eine Frage: Gibt es diese Kosten in Szenario A, in Szenario B oder in beiden? Diese Checkliste hilft:

• Plattform und Lizenz: Abo, Lizenzkosten (Adobe Commerce auf Anfrage, abhängig vom Umsatz; Magento Open Source hat keine Lizenzkosten) und eventuelle umsatzabhängige Plattformgebühren.

• Hosting und Infrastruktur: Server, CDN, Monitoring, Back-ups, Staging-Umgebungen. Bei einer SaaS-Plattform wie Shopify ist das Hosting im Abo enthalten.

• Aufbau oder Migration: Design, Theme oder Frontend, Datenmigration, Weiterleitungen, Tests.

• Schnittstellen: ERP, PIM, WMS, CRM und Marktplätze, dazu die Middleware oder Konnektoren, über die sie laufen.

• Apps und Erweiterungen: monatliche Apps und jährliche Lizenzen für Erweiterungen.

• Wartung und Sicherheit: Patches, Versions-Upgrades, Kompatibilität der Erweiterungen, Uptime- und Performance-Monitoring.

• Weiterentwicklung: die Funktionen auf Ihrer Roadmap für die nächsten drei Jahre.

• Interne Stunden: die Zeit, die Ihr Team mit technischen Problemen, Releases, Tests und der Abstimmung mit Dienstleistern verbringt.

• Zahlungskosten: nur wenn sie sich zwischen den Szenarien unterscheiden, etwa weil eine Plattform eine Zusatzgebühr für externe Zahlungsanbieter berechnet.

• Übergangskosten: Parallelbetrieb zweier Plattformen, Schulungen und SEO-Absicherung wie ein Weiterleitungskonzept und Monitoring nach dem Go-live.

Welche dieser Kosten im Vergleich zwischen Magento und Shopify gern unsichtbar bleiben, lesen Sie in den 5 versteckten Kosten von Magento vs. Shopify.

Schritt 3: Einmalige und laufende Kosten pro Jahr trennen

Tragen Sie alles in ein Arbeitsblatt ein: eine Zeile je Kostenposten, eine Spalte je Jahr. Mit dieser Vorlage fangen wir selbst an. Übernehmen Sie sie in eine Tabellenkalkulation und füllen Sie für jedes Szenario eine eigene Version aus:

Schritt 4: Echte Zahlen eintragen, keine Bauchwerte

Ihre TCO ist nur so gut wie die Zahlen, die hineingehen. Nutzen Sie Quellen in dieser Reihenfolge:

1. Rechnungen und Verträge der letzten 12 Monate (Hosting, Lizenzen, Apps, Agenturstunden). Das sind Ihre belastbarsten Zahlen für das aktuelle Szenario.

2. Angebote für das neue Szenario, angefragt auf denselben Umfang. Sonst vergleichen Sie ein detailliertes Angebot mit einer groben Schätzung.

3. Zeiterfassung für interne Stunden. Keine Zeiterfassung? Lassen Sie das Team vier Wochen lang jede Stunde für Plattformthemen notieren und rechnen Sie auf ein Jahr hoch.

4. Preisseiten für Abos und Apps. Für Shopify finden Sie die aktuellen Tarife auf der Preisseite von Shopify. Shopify Plus beginnt bei ca. 2.100 € pro Monat (Richtwert, kann je nach Vertrag abweichen).

Wo Sie etwas wirklich nicht wissen, arbeiten Sie mit einer Spanne (niedrig, erwartet, hoch) statt mit einem einzelnen Betrag. Diese Spanne brauchen Sie in Schritt 7.

Schritt 5: Die TCO je Szenario berechnen

Summieren Sie die Kosten pro Jahr und anschließend kumuliert. Achten Sie auf drei Werte: die TCO über den gesamten Zeitraum, die laufenden Kosten pro Jahr, sobald die einmaligen Kosten hinter Ihnen liegen, und die kumulierte Kurve Jahr für Jahr. Letztere zeigt, wann sich ein teurerer Start amortisiert: den Break-even.

Schritt 6: Die TCO als Anteil am Umsatz ausdrücken

Ein absoluter Betrag sagt ohne Kontext wenig. Teilen Sie die TCO pro Jahr durch Ihren Online-Umsatz (GMV), dann haben Sie die TCO als Prozentsatz vom Umsatz. So werden Szenarien mit unterschiedlichem Wachstum vergleichbar, und Sie sehen, wie sich Ihre Plattformkosten zur Bruttomarge verhalten. Rechnen Sie den Wert für jedes Jahr: In einem gesunden Setup sinkt er, während der Umsatz wächst.

Schritt 7: Die Annahmen testen

Nehmen Sie die drei Posten mit der größten Unsicherheit (meist Migrationskosten, Wartung und Entwicklungsstunden) und verschieben Sie sie um 20 Prozent nach oben und unten. Bleibt das Ergebnis gleich? Dann steht Ihre Entscheidung auf festem Boden. Kippt es? Dann hängt die Entscheidung an diesen Annahmen, und genau dort brauchen Sie ein präziseres Angebot oder bessere Daten, bevor Sie wählen.

Rechenbeispiel: Magento vs. Shopify Plus über 3 Jahre

So sieht die Methode in einer realistischen Situation aus. Rechenbeispiel, Beträge zur Illustration. Die Verhältnisse sind realistisch, Ihre eigenen Zahlen werden aber anders aussehen. Übernehmen Sie also nicht die Beträge, sondern den Aufbau.

Die Ausgangslage: eine Fashion- und Lifestyle-Marke mit angenommenen 8 Mio. € Online-Umsatz pro Jahr, auf selbst gehostetem Magento 2 Open Source mit ERP- und PIM-Anbindung. Innerhalb des nächsten Jahres steht ein Upgrade auf eine aktuelle Version an. Szenario A heißt: auf Magento bleiben und das Upgrade durchführen. Szenario B heißt: Migration zu Shopify Plus.

Marketing, Fulfillment und Kundenservice bleiben außen vor, weil sie in beiden Szenarien gleich viel kosten. Auch die Zahlungskosten nehmen wir als gleich an, da die Marke vergleichbare Konditionen behält. Ist das bei Ihnen nicht so, nehmen Sie sie mit auf.

Einige Erläuterungen zu den Annahmen. Die Gebühr für Shopify Plus basiert auf dem Einstiegspreis von 2.100 € pro Monat (Stand September 2026) zuzüglich eines Puffers für die variable Gebühr, aufgerundet. Bei höheren Umsätzen kann Shopify Plus eine umsatzabhängige Gebühr berechnen, rechnen Sie also immer mit Ihrem eigenen Angebot. Apps kosten in Szenario B mehr, weil Funktionen, die bei Magento eine Erweiterung oder Eigenentwicklung waren, bei Shopify oft als App laufen. Die Weiterentwicklung ist in Szenario B niedriger, weil ein Teil der Roadmap durch Standardfunktionen und Apps abgedeckt wird, und die stehen bereits in der App-Zeile.

Das Ergebnis Jahr für Jahr

Was dieses Beispiel zeigt

• Über zwei Jahre ist Bleiben günstiger. Wer mit einem Horizont von einem oder zwei Jahren rechnet, kommt zu dem Schluss, dass sich die Migration nicht lohnt.

• Der Break-even liegt im dritten Jahr. Die zusätzliche Einmalinvestition von 105.000 € wird durch 45.000 € niedrigere laufende Kosten pro Jahr nach rund 28 Monaten wieder eingespielt.

• Über fünf Jahre wächst der Abstand auf 120.000 €, weil sich die Differenz bei den laufenden Kosten jedes Jahr aufsummiert.

• Die laufende TCO als Anteil am Umsatz sinkt von etwa 2,0 % (159.000 € bei 8 Mio. €) auf etwa 1,4 % (114.000 € bei 8 Mio. €).

Der Stresstest

Jetzt Schritt 7. Angenommen, die Migration wird 20 Prozent teurer (108.000 € statt 90.000 €). Dann steigt die TCO von Szenario B über drei Jahre auf 505.000 € und liegt immer noch unter A. Angenommen aber, Ihre Magento-Wartung ist 20 Prozent günstiger als angenommen (36.000 € statt 45.000 €). Dann sinkt Szenario A auf 490.000 € über drei Jahre, und beide Szenarien liegen praktisch gleichauf. Über fünf Jahre bleibt B dann immer noch 75.000 € günstiger.

Die Erkenntnis: In diesem Beispiel ist die Entscheidung über drei Jahre knapp und hängt an einer einzigen Annahme, den Wartungskosten. Über fünf Jahre ist sie eindeutig. Genau diese Art von Einsicht soll eine TCO-Rechnung liefern, und sie zeigt Ihnen, wo Sie vor der Entscheidung ein genaueres Angebot einholen sollten.

Typische Fehler bei der TCO-Berechnung

• Nur Lizenz oder Abo vergleichen. Die Plattformgebühr ist oft eine der kleineren Zeilen. Hosting, Wartung und Weiterentwicklung wiegen meist schwerer.

• Interne Stunden vergessen. Die Zeit, die Ihr Team mit Bugs, Releases und Dienstleisterabstimmung verbringt, kostet echtes Geld, auch wenn sie auf keiner Rechnung steht.

• Die aktuelle Plattform mit null ansetzen. Ein anstehendes Upgrade, das Support-Ende Ihrer Version oder ein neuer Hostingvertrag sind echte Kosten des Bleibens.

• Einen zu kurzen Zeitraum wählen. Bei einem Jahr verliert jede Migration. Rechnen Sie mindestens drei Jahre und schauen Sie fünf Jahre voraus.

• Kosten einrechnen, die überall gleich sind. Marketing und Fulfillment sind für Ihr Geschäft wichtig, im Plattformvergleich erzeugen sie aber Rauschen und lassen echte Unterschiede prozentual klein aussehen.

• Wachstum ignorieren. Hosting skaliert mit dem Traffic, Apps rechnen nach Volumen ab, und manche Plattformgebühren wachsen mit dem Umsatz. Rechnen Sie Jahr 2 und 3 mit Ihrem Wachstumsplan, nicht mit den Zahlen von heute.

• Ein Angebot mit einer Schätzung vergleichen. Beruht Szenario A auf Rechnungen und Szenario B auf einer groben Schätzung, ist der Vergleich schief. Bringen Sie beide auf denselben Detailgrad.

• Den Übergang vergessen. Parallelbetrieb, ein Content-Freeze, ein Weiterleitungskonzept und Schulungen kosten Geld. Und eine Migration ohne sauberes Weiterleitungskonzept kann organischen Traffic kosten.

So nutzen Sie das Ergebnis für Ihre Plattformentscheidung

Eine TCO-Rechnung nimmt Ihnen die Entscheidung nicht ab. Sie zeigt, was jede Option kostet, damit Sie das gegen den Nutzen jeder Option abwägen können. So gehen Sie mit dem Ergebnis um:

1. Schauen Sie auf die Kurve, nicht nur auf die Summe. Wann liegt der Break-even, und fällt er in den Zeitraum, in dem Sie voraussichtlich auf der Plattform bleiben?

2. Prüfen Sie die Unsicherheitsspanne. Liegen die Szenarien nach dem Stresstest innerhalb der Spanne des jeweils anderen? Dann entscheiden nicht die Kosten, sondern Geschwindigkeit, Risiko und die Kapazität Ihres Teams.

3. Stellen Sie die Ertragsseite separat daneben. Schnellere Time-to-Market, bessere Conversion oder eine einfachere Internationalisierung sind echte Vorteile, aber schwerer vorherzusagen. Halten Sie sie aus der TCO heraus und zeigen Sie sie als eigenen Business Case, damit Ihre Kostenrechnung überprüfbar bleibt.

4. Wägen Sie die nicht-finanziellen Faktoren ab. Wie abhängig sind Sie von einzelnen Entwicklern? Wie schnell starten Sie einen neuen Markt oder einen B2B-Kanal? Seit April 2026 ist Shopify B2B in allen Tarifen enthalten, nicht mehr nur in Plus, was die Hürde für den Großhandel senkt.

5. Fassen Sie alles auf einer Seite zusammen: Szenarien, wichtigste Annahmen, kumulierte TCO pro Jahr, Break-even und Stresstest. Mehr braucht ein CFO oder die Geschäftsführung für die Entscheidung nicht.

Den vollständigen Vergleich jenseits der Kosten (Funktionen, Skalierbarkeit, SEO, B2B und Internationalisierung) finden Sie in Shopify oder Magento: der komplette Vergleich.

Schnittstellen: der Kostenposten, an dem Ihre TCO hängt

Nach unserer Erfahrung liegt die größte Streuung in TCO-Rechnungen nicht bei der Plattformgebühr, sondern bei den Schnittstellen. Eine ERP-Anbindung als Eigenentwicklung braucht bei jedem Update auf einer der beiden Seiten Nacharbeit. Eine Anbindung über einen Standard-Konnektor oder Middleware kostet eine Monatsgebühr, verlagert die Wartung aber zum Anbieter. Nehmen Sie Aufbau und Betrieb in Ihr Arbeitsblatt auf und lassen Sie sich beides in jedem Angebot als eigene Position ausweisen.

ERP- und PIM-Anbindungen sind eine Kernkompetenz unseres Teams. Lesen Sie, wie wir eine Shopify-ERP-Integration angehen. In der Praxis liegt genau hier das Einsparpotenzial: Für OGÉR sind wir von Magento zu Shopify Plus gewechselt und haben fünf Stores und den Onlineshop in einem System zusammengeführt (zur Referenz OGÉR). Auch Mason Garments ist von Magento zu Shopify Plus umgezogen, und bei Lions Fashion Group war eine niedrige TCO der Ausgangspunkt für das Plattformdesign.

Fazit: bleiben oder wechseln?

Die Formel ist einfach. Der Wert liegt in der Disziplin: vollständige Kostenposten, echte Zahlen, mindestens drei Jahre und ein Stresstest. Dann zeigt das Ergebnis eine klare Richtung.

Bleiben Sie bei Magento oder Adobe Commerce, wenn:

• Ihre Installation aktuell ist und kürzlich aktualisiert wurde, sodass keine großen einmaligen Kosten anstehen,

• Sie eigene Speziallogik betreiben (Checkout, Preise, Produktkonfiguratoren), deren Neuaufbau auf einer SaaS-Plattform teuer wäre,

• Sie ein eigenes Entwicklungsteam haben, das gut ausgelastet ist und ohnehin da ist,

• Ihre TCO-Rechnung die Szenarien auch über fünf Jahre innerhalb der gegenseitigen Spanne zeigt.

Wechseln Sie zu Shopify oder Shopify Plus, wenn:

• Hosting, Wartung und Upgrades einen großen Teil Ihrer laufenden Kosten ausmachen,

• ohnehin ein großes Upgrade oder ein Neuaufbau ansteht und Sie so oder so einmalige Kosten haben,

• Ihr Team mehr Zeit mit der Plattform verbringt als mit Kunden und Wachstum,

• Sie mehrere Stores, Märkte oder einen B2B-Kanal aus einem System steuern möchten.

Sollen wir auf Ihre Zahlen schauen? Als Shopify-Agentur und Platinum Partner prüfen wir Ihre Annahmen, füllen das Shopify-Szenario mit einem realistischen Angebot und zeigen Ihnen, wo Ihr Break-even liegt. Lesen Sie, wie wir eine Shopify-Migration planen, oder sprechen Sie uns an, um Ihre TCO-Rechnung gemeinsam durchzugehen.