TCO berekenen voor je webshop: stappenplan, werkblad en rekenvoorbeeld over 3 jaar

In het kort

• De TCO-formule: TCO = eenmalige kosten + (doorlopende kosten per jaar × aantal jaren). Reken voor een platformkeuze minimaal drie jaar door en tel elk jaar apart op, zodat groei en prijsstijgingen zichtbaar blijven.

• Zeven stappen: bepaal scenario's en periode, inventariseer alle kostenposten, splits eenmalig en doorlopend per jaar, vul echte bedragen in, reken uit, druk TCO uit als percentage van je omzet en test je aannames.

• In ons rekenvoorbeeld is blijven op Magento de eerste twee jaar goedkoper. Shopify Plus wordt in jaar drie goedkoper, omdat de doorlopende kosten lager zijn. Het omslagpunt zegt meer dan het eindtotaal.

• Vergelijk alleen kosten die per optie verschillen. Marketing en fulfilment kosten op elk platform ongeveer hetzelfde en vertroebelen de vergelijking alleen.

De meeste artikelen over total cost of ownership leggen uit wat TCO is. Dit artikel is de werkversie. Je krijgt een stappenplan, een invultabel per kostenpost en een volledig uitgewerkt rekenvoorbeeld over drie jaar: een bestaande Magento-webshop naast Shopify Plus. Wil je eerst de achtergrond (wat TCO is, welke kostenposten erin zitten en hoe Shopify, Shopware, commercetools en Adobe Commerce zich tot elkaar verhouden)? Lees dan eerst ons overzicht van TCO per e-commerceplatform.

We gebruiken deze methode telkens als een merk ons vraagt of een platformwissel zich terugbetaalt. Als Shopify Platinum Partner (top 0,5% wereldwijd) met meer dan 350 migraties en ruim tien jaar ervaring zien we steeds hetzelfde: de uitkomst hangt zelden af van de licentie. Hij hangt af van hosting, onderhoud, koppelingen en de uren die je eigen team kwijt is aan het draaiende houden van het platform.

De TCO-formule, en de versie die beter werkt

De basisformule is eenvoudig:

TCO = eenmalige kosten + (doorlopende kosten per jaar × aantal jaren)

Een prima vertrekpunt, maar de formule gaat ervan uit dat je doorlopende kosten gelijk blijven. Dat doen ze in de praktijk niet. Hosting groeit mee met je verkeer, apps rekenen per orders of contacten, retainers worden jaarlijks geïndexeerd en sommige platformfees hangen af van je omzet. Tel in je werkblad daarom elk jaar apart op:

TCO over 3 jaar = eenmalige kosten + doorlopende kosten jaar 1 + doorlopende kosten jaar 2 + doorlopende kosten jaar 3

Eenmalige kosten vallen meestal in jaar 1 (bouw, migratie, koppelingen), maar niet altijd. Een grote versie-upgrade in jaar 2 of een nieuwe ERP-koppeling in jaar 3 zijn ook eenmalig. Zet ze in het jaar waarin ze echt vallen, anders klopt je beeld van de kasstroom niet.

TCO berekenen in 7 stappen

Stap 1: Bepaal de scenario's en de periode

Leg vast wat je precies vergelijkt. De meest voorkomende opzet is "blijven op ons huidige platform" tegenover "migreren naar platform X". Neem de huidige situatie altijd mee als scenario. Blijven is nooit gratis, en het is de lat waar elk alternatief overheen moet.

Kies een periode van minimaal drie jaar. Met één jaar lijkt elke migratie duur, omdat alle eenmalige kosten in dat ene jaar vallen. Reken bij grotere of enterprise-omgevingen ook vijf jaar door: dat ligt dichter bij de echte levensduur van een platform. Stem de periode waar mogelijk af op je contracten, bijvoorbeeld de looptijd van een platform- of hostingcontract.

Stap 2: Inventariseer alle kostenposten

Loop je stack door, van webshop tot backoffice. Stel bij elke post één vraag: bestaat deze kost in scenario A, in scenario B of in allebei? Gebruik deze checklist:

• Platform en licentie: abonnement, licentiekosten (Adobe Commerce op aanvraag, afhankelijk van je omzet; Magento Open Source heeft geen licentiekosten) en eventuele omzetafhankelijke platformfees.

• Hosting en infrastructuur: servers, CDN, monitoring, back-ups, testomgevingen. Bij een SaaS-platform als Shopify zit hosting in het abonnement.

• Bouw of migratie: design, theme of front-end, datamigratie, redirects, testen.

• Koppelingen: ERP, PIM, WMS, CRM en marketplaces, plus de middleware of connectoren die ze laten draaien.

• Apps en extensies: maandelijkse apps en jaarlijkse extensielicenties.

• Onderhoud en security: patches, versie-upgrades, compatibiliteit van extensies, uptime- en performancemonitoring.

• Doorontwikkeling: de functionaliteit op je roadmap voor de komende drie jaar.

• Interne uren: de tijd die je eigen team kwijt is aan technische issues, releases, testen en leveranciersoverleg.

• Betaalkosten: alleen als ze per scenario verschillen, bijvoorbeeld omdat een platform een extra fee rekent als je een externe betaalprovider gebruikt.

• Overgangskosten: twee platforms tegelijk laten draaien, training, en SEO-borging zoals een redirectplan en monitoring na livegang.

Welke van deze kosten vaak onzichtbaar blijven als je Magento en Shopify vergelijkt, lees je in de 5 verborgen kosten van Magento vs Shopify.

Stap 3: Splits eenmalige en doorlopende kosten, per jaar

Zet alles in een werkblad met één rij per kostenpost en één kolom per jaar. Dit is de opzet waar wij zelf mee beginnen. Neem hem over in een spreadsheet en vul per scenario een eigen versie in:

Stap 4: Vul echte bedragen in, geen onderbuikgevoel

Je TCO is zo goed als de cijfers die erin gaan. Gebruik bronnen in deze volgorde:

1. Facturen en contracten van de afgelopen 12 maanden (hosting, licenties, apps, bureau-uren). Dit zijn je hardste cijfers voor het huidige scenario.

2. Offertes voor het nieuwe scenario, opgevraagd op dezelfde scope. Anders vergelijk je een gedetailleerde offerte met een grove schatting.

3. Urenregistratie voor interne uren. Geen urenregistratie? Laat het team vier weken lang elk uur aan platformissues noteren en reken dat door naar een jaar.

4. Prijspagina's voor abonnementen en apps. Voor Shopify kijk je op de actuele prijspagina van Shopify. Shopify Plus begint vanaf circa €2.100 per maand (indicatief, kan per contract verschillen).

Weet je iets echt niet? Werk dan met een bandbreedte (laag, verwacht, hoog) in plaats van één bedrag. Die bandbreedte heb je nodig in stap 7.

Stap 5: Reken de TCO per scenario uit

Tel de kosten op per jaar en daarna cumulatief. Kijk naar drie getallen: de TCO over de hele periode, de doorlopende kosten per jaar zodra de eenmalige kosten achter je liggen, en de cumulatieve lijn per jaar. Die laatste laat zien wanneer een duurdere start zich terugverdient: het omslagpunt, of break-even.

Stap 6: Druk TCO uit als percentage van je omzet

Een los bedrag zegt weinig zonder context. Deel de TCO per jaar door je online omzet (GMV) en je hebt TCO als percentage van je omzet. Zo maak je scenario's met verschillende groeipaden vergelijkbaar en zie je hoe je platformkosten zich verhouden tot je brutomarge. Reken het per jaar uit: in een gezonde opzet daalt het percentage naarmate je omzet groeit.

Stap 7: Test je aannames

Pak de drie posten met de meeste onzekerheid (meestal migratiekosten, onderhoud en ontwikkeluren) en verschuif ze 20 procent omhoog en omlaag. Blijft de conclusie overeind? Dan staat je besluit stevig. Draait hij om? Dan hangt je besluit aan die aannames, en daar heb je eerst een scherpere offerte of betere cijfers nodig.

Rekenvoorbeeld: Magento vs Shopify Plus over 3 jaar

Zo ziet de methode eruit in een realistische situatie. Rekenvoorbeeld, bedragen ter illustratie. De verhoudingen zijn realistisch, maar jouw cijfers zullen anders zijn. Neem dus niet de bedragen over, maar de opbouw.

De uitgangssituatie: een mode- en lifestylemerk met een aangenomen online omzet van €8 miljoen per jaar, op zelf gehoste Magento 2 Open Source met een ERP- en PIM-koppeling. Binnen een jaar is een upgrade naar een actuele versie nodig. Scenario A is blijven op Magento en die upgrade uitvoeren. Scenario B is migreren naar Shopify Plus.

Marketing, fulfilment en klantenservice laten we weg, want die kosten in beide scenario's hetzelfde. Ook de betaalkosten veronderstellen we gelijk, omdat het merk vergelijkbare tarieven houdt. Is dat bij jou niet zo? Neem ze dan mee.

Een paar toelichtingen op de aannames. De Shopify Plus-fee is gebaseerd op de instapprijs van €2.100 per maand (stand september 2026) plus een marge voor de variabele vergoeding, naar boven afgerond. Bij hogere omzetten kan Shopify Plus een omzetafhankelijke fee rekenen, dus reken altijd met je eigen offerte. Apps kosten in scenario B meer, omdat functies die op Magento een extensie of maatwerk waren op Shopify vaak een app zijn. Doorontwikkeling is in scenario B lager, omdat een deel van de roadmap wordt afgedekt door standaardfunctionaliteit en apps, en die staan al in de app-regel.

De uitkomst per jaar

Wat dit voorbeeld laat zien

• Over twee jaar is blijven goedkoper. Wie met een horizon van een of twee jaar rekent, concludeert dat migreren zich niet terugbetaalt.

• Het omslagpunt ligt in jaar drie. De extra eenmalige investering van €105.000 verdien je terug met €45.000 lagere doorlopende kosten per jaar, na ongeveer 28 maanden.

• Over vijf jaar loopt het verschil op tot €120.000, omdat het verschil in doorlopende kosten zich elk jaar opstapelt.

• De doorlopende TCO als percentage van de omzet daalt van ongeveer 2,0% (€159.000 op €8 miljoen) naar ongeveer 1,4% (€114.000 op €8 miljoen).

De gevoeligheidstest

Nu stap 7. Stel dat de migratie 20 procent duurder uitvalt (€108.000 in plaats van €90.000). Dan stijgt de TCO van scenario B over drie jaar naar €505.000, nog steeds onder A. Maar stel dat je Magento-onderhoud 20 procent goedkoper is dan aangenomen (€36.000 in plaats van €45.000). Dan zakt scenario A naar €490.000 over drie jaar en zijn beide scenario's praktisch gelijk. Over vijf jaar blijft B dan nog €75.000 lager uitkomen.

De les: in dit voorbeeld is het besluit over drie jaar krap en hangt het aan één aanname, de onderhoudskosten. Over vijf jaar is het duidelijk. Precies dat soort inzicht hoort een TCO-berekening je te geven, en het vertelt je waar je een scherpere offerte moet halen voordat je kiest.

Veelgemaakte fouten bij het berekenen van TCO

• Alleen licentie of abonnement vergelijken. De platformfee is vaak een van de kleinere regels. Hosting, onderhoud en doorontwikkeling wegen meestal zwaarder.

• Interne uren vergeten. De tijd die je team kwijt is aan bugs, releases en overleg met leveranciers kost echt geld, ook al zie je het nooit op een factuur.

• Het huidige platform op nul zetten. Een upgrade die eraan komt, het einde van support voor je versie of een nieuw hostingcontract zijn echte kosten van blijven.

• Een te korte periode kiezen. Met één jaar verliest elke migratie. Reken minimaal drie jaar en kijk vijf jaar vooruit.

• Kosten meenemen die overal gelijk zijn. Marketing en fulfilment zijn belangrijk voor je bedrijf, maar in een platformvergelijking zorgen ze voor ruis en laten ze echte verschillen procentueel klein lijken.

• Groei negeren. Hosting schaalt met verkeer, apps rekenen per volume en sommige platformfees groeien mee met je omzet. Reken jaar 2 en 3 door met je groeiplan, niet met de cijfers van dit jaar.

• Een offerte vergelijken met een gok. Is scenario A gebaseerd op facturen en scenario B op een grove schatting, dan is de vergelijking scheef. Breng beide op hetzelfde detailniveau.

• De overgang vergeten. Dubbel draaien, een contentfreeze, een redirectplan en training kosten geld. En een migratie zonder goed redirectplan kan je organisch verkeer kosten.

Zo gebruik je de uitkomst voor je platformkeuze

Een TCO-berekening neemt het besluit niet voor je. Hij laat zien wat elke optie kost, zodat je dat kunt afzetten tegen wat elke optie oplevert. Gebruik de uitkomst zo:

1. Kijk naar de curve, niet alleen naar het totaal. Wanneer ligt het omslagpunt, en valt dat binnen de periode dat je verwacht op het platform te blijven?

2. Check de onzekerheidsmarge. Liggen de scenario's na de gevoeligheidstest binnen elkaars bandbreedte? Dan zijn kosten niet doorslaggevend en beslis je op snelheid, risico en de capaciteit van je team.

3. Zet de opbrengstkant er apart naast. Snellere time-to-market, betere conversie of makkelijker internationaal uitbreiden zijn echte voordelen, maar lastiger te voorspellen. Houd ze buiten de TCO en presenteer ze als aparte businesscase, zodat je kostenberekening controleerbaar blijft.

4. Weeg de niet-financiële factoren. Hoe afhankelijk ben je van specifieke developers? Hoe snel lanceer je een nieuwe markt of een B2B-kanaal? Sinds april 2026 zit Shopify B2B in alle abonnementen, niet meer alleen in Plus, wat de drempel voor groothandel verlaagt.

5. Presenteer het op één pagina: scenario's, de belangrijkste aannames, cumulatieve TCO per jaar, omslagpunt en gevoeligheidstest. Meer heeft een CFO of directie niet nodig om te beslissen.

Voor de volledige vergelijking naast de kosten (functies, schaalbaarheid, SEO, B2B en internationaal) lees je Shopify of Magento: de complete vergelijking.

Koppelingen: de kostenpost die je TCO maakt of breekt

In onze ervaring zit de grootste spreiding in TCO-berekeningen niet in de platformfee, maar in de koppelingen. Een ERP-koppeling die als maatwerk is gebouwd, vraagt werk bij elke update aan een van beide kanten. Een koppeling via een standaardconnector of middleware kost een maandbedrag, maar legt het onderhoud bij de leverancier. Neem zowel de bouw als het beheer op in je werkblad en vraag ze in elke offerte als aparte regels op.

ERP- en PIM-koppelingen zijn een kerncompetentie van ons team. Lees hoe we een Shopify ERP-integratie aanpakken. In de praktijk zit daar ook de besparing: voor OGÉR gingen we van Magento naar Shopify Plus en brachten we vijf winkels en de webshop samen in één systeem (bekijk de case OGÉR). Ook Mason Garments stapte over van Magento naar Shopify Plus, en bij Lions Fashion Group was een lage TCO het uitgangspunt van het platformontwerp.

Conclusie: blijven of overstappen?

De formule is eenvoudig. De waarde zit in de discipline: complete kostenposten, echte cijfers, minimaal drie jaar en een gevoeligheidstest. Dan wijst de uitkomst een duidelijke richting op.

Kies ervoor op Magento of Adobe Commerce te blijven als:

• je installatie actueel is en recent is geüpgraded, zodat er geen grote eenmalige kosten aankomen,

• je unieke maatwerklogica draait (checkout, prijzen, productconfigurators) die op een SaaS-platform duur is om opnieuw te bouwen,

• je een eigen developmentteam hebt dat goed benut wordt en er hoe dan ook is,

• je TCO-berekening de scenario's binnen elkaars bandbreedte laat zien, ook over vijf jaar.

Kies voor een migratie naar Shopify of Shopify Plus als:

• hosting, onderhoud en upgrades een groot deel van je doorlopende kosten vormen,

• er toch al een grote upgrade of herbouw aankomt, zodat je hoe dan ook eenmalige kosten maakt,

• je team meer tijd kwijt is aan het platform dan aan klanten en groei,

• je meerdere winkels, markten of een B2B-kanaal vanuit één systeem wilt draaien.

Wil je dat iemand meekijkt naar je cijfers? Als Shopify bureau en Platinum Partner lopen we je aannames na, vullen we het Shopify-scenario in met een realistische offerte en laten we zien waar je omslagpunt ligt. Lees hoe we een Shopify-migratie aanpakken, of neem contact op om je TCO-berekening samen door te nemen.