E-Commerce-Projekt: Was die Discovery vor dem Angebot klären muss
Von Robin Laseur
Ein Festpreis, der vor der Discovery genannt wird, ist ein Platzhalter mit Nachkommastellen. Unehrlich ist das nicht. Es ist Rechenarbeit auf Basis von Annahmen, und genau diese Annahmen werden sich ändern. Was ein E-Commerce-Projekt tatsächlich kostet, hängt von drei Dingen ab: dem Datenmodell, den Schnittstellen zu anderen Systemen und den Verkaufsregeln, die das System abbilden muss. Eine Discovery, die diese drei nicht auf den Tisch gebracht hat, liefert keine Zahl, die Sie unterschreiben sollten.
Im Folgenden finden Sie die Checkliste, die eine ernsthafte Discovery abarbeitet. Zu jedem Punkt steht dabei, was sich am Angebot ändert, wenn er fehlt. Nutzen Sie sie, um Ihre eigene Discovery vorzubereiten, oder um zu prüfen, ob die Discovery, die Sie bekommen haben, ihre Arbeit gemacht hat.
Warum sich Angebote verschieben, und in welche Richtung
Nach einer Discovery sinkt ein Angebot fast nie. Es steigt, und zwar immer aus einer Handvoll gleicher Gründe.
Jemand stellt fest, dass die Preise nicht aus einer Preisliste kommen, sondern aus einem Regelwerk mit Ausnahmen. Jemand stellt fest, dass das ERP das Feld nicht bereitstellt, mit dem die Umsetzung gerechnet hat. Jemand stellt fest, dass dreitausend Produkte Merkmale haben, die nur im Beschreibungstext stehen. Nichts davon ist ungewöhnlich, und alles lässt sich finden, bevor eine Zahl auf dem Papier steht.
Eine Discovery soll Unsicherheit nicht beseitigen. Sie soll sie von der Rechnung in das Scope-Dokument verschieben. Dort lässt sich darüber reden, solange beide Seiten noch Optionen haben.
Checkliste eins: Geschäftsmodell und Preisregeln
Der am häufigsten unterschätzte Teil, und der, der ein Angebot am ehesten deutlich verändert.
Jeder Preis, den ein Produkt haben kann, und was bestimmt, welcher gilt: Listenpreis, Vertragspreis pro Kundenkonto, Staffelpreise, Aktionspreis, Unterschiede nach Währung und Markt.
Wer was sehen darf. Sehen alle Kunden den vollständigen Katalog, oder hängt die Sichtbarkeit von Konto, Markt oder Kanal ab?
Zahlungsbedingungen und Zahlungsarten je Kundentyp, einschließlich Kauf auf Rechnung, falls Kunden so bestellen.
Steuern in allen Märkten, die dazugehören, einschließlich der Frage, ob Preise je Markt brutto oder netto angezeigt werden.
Aktionen und wie sie zusammenspielen. Was sich kombinieren lässt und was ausgeschlossen ist. Diese Liste ist länger, als die meisten Teams erwarten, und steht selten irgendwo geschrieben.
Mindestbestellmengen, Bestellschritte und alle Regeln dazu, wer wie viel bestellen darf.
Was sich ändert, wenn dieser Punkt fehlt: Die Preislogik kommt erst während der Umsetzung ans Licht, meist als Anfrage, nachdem das Datenmodell schon feststeht. Das ist der häufigste Grund für ein Scope-Gespräch mitten im Projekt. Preisregeln betreffen nämlich Katalog, Warenkorb, Checkout und Reporting gleichzeitig.
Checkliste zwei: Datenmodell und Katalog
Anzahl der Produkte, Anzahl der Varianten und die tatsächliche Optionsstruktur. Tausend Produkte mit je vier Optionen verhalten sich anders als viertausend einfache Produkte.
Wo jedes Merkmal heute steht. In strukturierten Feldern, in eigenen Feldern oder als Fließtext in der Beschreibung. Die dritte Kategorie löst man nicht durch Feld-Mapping. Sie ist ein eigenes Migrationsprojekt.
Konfigurierbare Produkte, Bundles und Sets, und wie sich ihr Preis und ihre Verfügbarkeit ergeben.
Welches System für jedes Feld die maßgebliche Quelle ist. Commerce-Plattform, ERP, PIM oder eine Tabelle, die jemand pflegt. Diese Tabelle zu nennen ist nicht peinlich. Sie im dritten Monat zu entdecken ist teuer.
Wie Kunden und Konten aufgebaut sind. Sind Ihre Kunden Privatpersonen, Unternehmen mit Standorten und Nutzern, oder beides?
Medien: wie viele Bilder pro Produkt, wer sie produziert und ob es sie für den gesamten Katalog gibt oder nur für die Produkte, die gerade beworben werden.
Was sich ändert, wenn dieser Punkt fehlt: Die Umsetzung geht von sauberen, strukturierten Daten aus und bekommt Fließtext. Merkmale aus Texten herauszuziehen ist langsame Handarbeit, und sie landet bei einem Merchandising-Team, das nicht damit gerechnet hat.
Checkliste drei: die Schnittstellen
Jedes System, mit dem der Shop Daten austauschen muss, mit Namen, Version und verantwortlicher Person. ERP, PIM, WMS, Kassensystem, CRM, Marketing-Automation, Buchhaltung, Versand und Retouren.
Für jedes System: Richtung, Frequenz und Volumen. Einmal pro Nacht in eine Richtung ist eine andere Umsetzung als beidseitig nahezu in Echtzeit. Der Unterschied ist nicht klein.
Was die API wirklich kann, nicht nur, dass es sie gibt. Ob es eine Dokumentation gibt, ob die Endpunkte die benötigten Felder liefern, welche Rate Limits gelten und wer beim Anbieter Fragen beantworten kann.
Was passiert, wenn eine Synchronisierung fehlschlägt. Wiederholungsversuche, Alarmierung und wer benachrichtigt wird. Keine Antwort darauf zu haben, ist ebenfalls ein Befund.
Middleware: ob es eine gibt, ob sie bleibt und wer sie wartet.
Authentifizierung und Zugriff, einschließlich der Frage, wer für jedes System Zugangsdaten vergeben kann und wie lange das üblicherweise dauert.
Was sich ändert, wenn dieser Punkt fehlt: Die Schnittstellen stehen als eine Zeile im Angebot und werden zu einem eigenen Projekt. Das Muster wiederholt sich: Die dokumentierte API des ERP liefert ausgerechnet ein Feld nicht, auf dem das Geschäftsmodell aufbaut. Der Umweg ist dann weder klein noch naheliegend.
Checkliste vier: Bestand und Migration
Ein vollständiger Crawl der aktuellen Website, der eine komplette URL-Liste liefert statt nur der Sitemap. Beides unterscheidet sich, meist deutlich.
Ein Vorgehen für die Weiterleitungen, mit der Vereinbarung: eins zu eins, wo immer es eine entsprechende Seite gibt.
Eine Übersicht aller Inhalte: was mitgeht, was neu geschrieben wird und wer es schreibt. Für Content ist in einem Projekt am häufigsten niemand zuständig.
Historische Daten: wie viel Bestellhistorie übernommen wird und ob Kundenkonten und Passwörter mitkommen.
Bestehende Anpassungen, sortiert nach dem, was Geschäftslogik enthält, und dem, was nur Schwächen der alten Plattform umgeht. Die zweite Gruppe sollte nicht neu gebaut werden. Das früh zu sagen ist mehr wert, als es später zu sagen.
SEO-Ausgangslage: aktuelle Rankings, Traffic und die stärksten Seiten festhalten, bevor sich etwas ändert, damit sich Veränderungen nach dem Launch messen lassen.
Was sich ändert, wenn dieser Punkt fehlt: Die Weiterleitungen werden auf Basis einer Sitemap angelegt, in der ein Drittel der indexierten Seiten fehlt. Den Traffic-Verlust nach dem Launch bemerkt man dann zu spät, um die Ursache noch zu finden. Mehr zur Wahl des Migrationswegs lesen Sie in unserem Beitrag zum Plattformwechsel, ohne dass das Geschäft darunter leidet.
Checkliste fünf: Verantwortung und Entscheidungen
Dieser Teil sieht nach Projektverwaltung aus, wirkt aber wie eine technische Abhängigkeit.
Wer je Bereich freigibt. Design, Verkaufsregeln, Daten, Schnittstellen. Jeweils ein Name.
Wie lange Entscheidungen dauern, ehrlich eingeschätzt für Ihr Unternehmen. Zwei Wochen für eine Freigabe in einem Projekt von zwölf Wochen sind kein Detail. Damit muss die Planung fest rechnen.
Wer für die Produktdaten verantwortlich ist und während des Projekts Zeit hat, daran zu arbeiten.
Welche internen Ressourcen zugesagt sind, in Stunden und nicht in guten Absichten.
Wer noch nicht mit am Tisch saß. Meist sind das Finanzen und Kundenservice. Wer sie am Anfang außen vor lässt, bekommt ihre Anforderungen erst ganz am Ende.
Was sich ändert, wenn dieser Punkt fehlt: Der Zeitplan hält, bis er auf Ihren Freigabeprozess trifft, und fängt dann die Differenz auf. Das ist die häufigste Ursache für Verzögerungen, die keine Seite der anderen zuschreiben kann.
Woran Sie eine echte Discovery erkennen
Prüfen Sie jede Discovery mit diesen Fragen, auch unsere.
Die Agentur wollte Ihre Systeme sehen, nicht nur davon hören
Eine Discovery, die nur in Meetings stattfindet, hat Ihre Beschreibung Ihrer Daten ungeprüft übernommen. Die Überraschungen zeigen sich erst, wenn jemand den echten Katalogexport und die echte API-Dokumentation liest.
Die Agentur stellte unbequeme Fragen zur Verantwortung
Wer entscheidet, wer hat Kapazität, wer wurde noch nicht gefragt. Eine Agentur, die diesen Fragen ausweicht, schützt den Verkaufsprozess und nicht das Projekt.
Die Agentur sagte Ihnen etwas, das Sie nicht hören wollten
Kommt eine Discovery zu dem Schluss, dass alles einfach ist und das ursprüngliche Budget genau passt? Dann ist es entweder wirklich ein einfaches Projekt, oder es wurde nicht genau hingesehen.
Die Agentur trennte Wissen von Annahmen
Ein Scope-Dokument, das seine Annahmen ausdrücklich kennzeichnet, ist wertvoller als eines, das nach Gewissheit klingt. Denn über genau diese Annahmen verhandeln Sie später.
Die Agentur lieferte Dokumente, kein Verkaufsgespräch
Zum Ergebnis einer Discovery gehören ein Datenmodell, eine Schnittstellenübersicht, ein Entscheidungsprotokoll und ein Risikoregister mit Verantwortlichen. Eine Präsentation mit einem Preis auf der letzten Folie ist ein Angebot, das sich „Discovery“ nennt.
Die Agentur war bereit, vom Projekt abzuraten
Manchmal lautet das ehrliche Ergebnis, dass Verbesserungen auf der aktuellen Plattform kleiner und günstiger sind, oder dass das Problem in der Organisation liegt und nicht in der Technik. Um dieses Gespräch geht es in unserem Beitrag über die Wachstumsentscheidungen im E-Commerce, die Marken zu spät treffen.
Was Sie am Ende in der Hand haben sollten
Sechs Dokumente. Sie sollten sie einer anderen Agentur geben können, und diese sollte das Projekt dann verstehen.
Ein Datenmodell für Produkte, Varianten, Merkmale, Kunden und Konten, mit der Herkunft jedes Feldes.
Eine Schnittstellenübersicht mit System, Richtung, Frequenz und verantwortlicher Person.
Die dokumentierten Verkaufsregeln: Preise, Sichtbarkeit, Aktionen, Konditionen und wie sie zusammenspielen.
Eine Scope-Beschreibung, die trennt, was enthalten ist, was ausdrücklich nicht enthalten ist und was angenommen wird.
Ein Risikoregister mit namentlich Verantwortlichen und Gegenmaßnahmen, keine allgemeine Liste.
Ein Plan für die Migration und den Erhalt der Sichtbarkeit in der Suche, einschließlich URL-Liste und Vorgehen bei den Weiterleitungen.
Übertragbarkeit ist der Test, der zählt. Eine Discovery, deren Ergebnis nur die Agentur versteht, die sie durchgeführt hat, hat Ihr Risiko nicht verringert. Sie hat es bei einer einzigen Partei gebündelt.
Bevor Sie ein Angebot unterschreiben
Holen Sie Angebote für einen neuen Shop oder einen Plattformwechsel ein? Dann ist diese Reihenfolge sinnvoll: erst die Discovery, dann der Preis. Vereinbaren und bezahlen Sie die Discovery als eigenes Projekt, damit das Ergebnis Ihnen gehört, egal wer am Ende umsetzt.
Die E-Commerce-Discovery von Flatline erfasst Datenmodell, Schnittstellen und Preisregeln, bevor der Scope feststeht. Sie erhalten die sechs Dokumente von oben in einer Form, die Sie mitnehmen können. Wir sind Shopify Platinum Partner, und die Discovery ist auch dann nützlich, wenn eine andere Agentur umsetzt. Buchen Sie eine klar abgegrenzte Discovery, bevor Sie ein Angebot unterschreiben.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert eine E-Commerce-Discovery?
Bei einem Projekt im Mittelstand zwei bis vier Wochen Laufzeit, mit einigen Tagen konzentrierter Arbeit Ihres Teams. Weniger bedeutet meist, dass die Systeme beschrieben statt untersucht wurden. Deutlich mehr heißt meist, dass der Scope des Projekts selbst noch offen ist. Das ist ein anderes Gespräch.
Sollte man für eine Discovery bezahlen?
Eine bezahlte Discovery liefert Dokumente, die Ihnen gehören und die Sie jeder Agentur geben können, auch einer, die Sie am Ende nicht beauftragen. Eine kostenlose Discovery ist Teil des Vertriebs. Wertlos ist sie deshalb nicht, aber sie geht nie tiefer, als es sich für die Agentur rechnet. Wenn Sie bezahlen, lassen Sie sich schriftlich bestätigen, dass das Ergebnis Ihnen gehört.
Was, wenn eine Agentur ohne Discovery ein Angebot macht?
Fragen Sie, auf welchen Annahmen die Zahl beruht und was sie verändern würde. Eine gute Antwort nennt konkrete Annahmen zu Daten, Schnittstellen und Preisregeln. Eine vage Antwort bedeutet, dass sich die Zahl bewegt, sobald diese Punkte untersucht werden. Und zwar nach oben.
Können wir die Discovery selbst durchführen?
Teilweise, und das lohnt sich. Die Prüfung des Katalogs, die Übersicht Ihrer Systeme und die schriftlichen Preisregeln kann Ihr Team erledigen, bevor Sie jemanden beauftragen. Jede spätere Discovery wird dadurch kürzer. Schwerer selbst einzuschätzen ist, ob die Schnittstellen machbar sind. Dafür müssen Sie wissen, was die neue Plattform abbilden kann und was nicht.
Das Wichtigste in Kürze
Nach einer Discovery steigen Angebote, und zwar immer aus denselben wenigen Gründen: unentdeckte Preisregeln, Felder für Schnittstellen, die es nicht gibt, und Merkmale, die im Fließtext stehen statt in strukturierten Feldern.
Drei Bereiche bestimmen die Kosten stärker als alle anderen: die Verkaufsregeln, das Datenmodell und die Schnittstellen. Ein Angebot ohne alle drei ist Rechenarbeit auf Basis von Annahmen.
Verantwortung und Entscheidungen gehören in die Discovery. Lange Freigaberunden und Datenarbeit ohne zuständige Person sind die häufigsten Ursachen für Verzögerungen, die keine Seite der anderen zuschreiben kann.
Beurteilen Sie eine Discovery nach ihren Ergebnissen und danach, ob sie übertragbar sind. Ihr Risiko sinkt erst mit einem Datenmodell, einer Schnittstellenübersicht, den Verkaufsregeln, einer Scope-Beschreibung, einem Risikoregister und einem Migrationsplan, mit denen eine andere Agentur weiterarbeiten kann.
Die Discovery ist der günstigste Teil eines Projekts und der Teil mit dem größten Einfluss auf alles, was danach kommt. Ein paar Wochen, in denen geklärt wird, was an Ihren Daten, Ihren Systemen und Ihren Verkaufsregeln wirklich stimmt, machen den Unterschied zwischen einem Angebot, auf das Sie sich berufen können, und einer Zahl, die sich im zweiten Monat zu bewegen beginnt.
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