Shopify koppelen aan ERP en PIM: de complete gids
Door Robin Laseur
Een Shopify ERP-koppeling zorgt dat voorraad, prijzen, orders en klantgegevens automatisch heen en weer gaan tussen je webshop en je bedrijfssysteem. Een PIM-systeem doet hetzelfde voor productinformatie: teksten, specificaties, afbeeldingen en vertalingen. Samen voorkomen ze dubbel werk en fouten. In deze gids lees je hoe je ze kiest en koppelt.
Flatline bouwt beide soorten koppelingen voor Shopify-merken. Wil je direct weten hoe we dat doen, lees dan meer over onze Shopify ERP-integratie en Shopify PIM-integratie.
Wat is een PIM-systeem?
PIM staat voor Product Information Management. Een PIM-systeem is de centrale plek voor alle productinformatie: specificaties, omschrijvingen, afbeeldingen, handleidingen en vertalingen. Het haalt gegevens op uit verschillende bronnen, zoals je ERP en je leveranciers, en verrijkt ze tot complete productpagina's. Vervolgens stuurt het die informatie naar al je kanalen: je Shopify-winkel, marktplaatsen, printcatalogi en de systemen van je retailpartners.
Bron: “Product Information Management: Theory and Practice” door Abraham Jorji
Wat is een ERP-systeem?
ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Het is de software die je dagelijkse bedrijfsvoering regelt: financiën, inkoop, voorraad, magazijn, logistiek, klantgegevens en verkoop. Je kunt het zien als het centrale zenuwstelsel van je bedrijf. Een ERP zorgt dat elke afdeling met dezelfde cijfers werkt, van de boekhouding tot de orderpicker.
PIM vs ERP: wat doet welk systeem?
De twee systemen overlappen deels, maar hebben een ander doel. Een PIM draait om hoe je producten aan klanten presenteert. Een ERP draait om wat er achter de schermen gebeurt als iemand bestelt.
De belangrijkste afspraak in elk koppelingsproject: per soort gegevens is er één systeem dat leidend is. Een veelgebruikte verdeling:
PIM is leidend voor: producttitels, omschrijvingen, specificaties, afbeeldingen, vertalingen en SEO-teksten.
ERP is leidend voor: voorraad, inkoop- en verkoopprijzen, B2B-prijsafspraken, facturen en de financiële administratie.
Shopify is leidend voor: de online order, het webaccount van de klant en de checkout.
Heb je een PIM nodig, of volstaat Shopify?
Niet elk merk heeft een apart PIM nodig. Shopify kan met metafields en metaobjects zelf al veel extra productinformatie opslaan, zoals materialen, maattabellen of gebruiksadviezen. Voor een overzichtelijke catalogus in één taal is dat vaak genoeg.
Een PIM wordt de moeite waard als je:
duizenden producten of veel varianten beheert;
in meerdere talen of landen verkoopt;
naast je webshop ook op marktplaatsen zoals bol.com of Amazon verkoopt;
productdata van veel leveranciers moet samenvoegen en verrijken;
met meerdere mensen of teams aan productcontent werkt.
Hoe koppel je Shopify aan een ERP of PIM?
Er zijn drie gangbare manieren. Welke past, hangt af van je systemen, je volume en hoeveel maatwerk je processen vragen.
1. Een kant-en-klare app of connector
Voor veel systemen bestaat een connector in de Shopify App Store of bij de leverancier zelf. Microsoft heeft bijvoorbeeld een eigen Shopify-connector voor Dynamics 365 Business Central, en voor Exact Online en AFAS zijn er meerdere apps. Dit is de snelste route, zolang je processen binnen de standaard passen.
2. Middleware (iPaaS)
Een integratieplatform zoals Alumio of Celigo zit tussen Shopify en je andere systemen in. Het vertaalt data, regelt de volgorde en houdt bij wat er misgaat. Dat is handig als je meerdere systemen koppelt, zoals ERP, PIM, WMS en een marktplaats, en je dat op één plek wilt beheren.
3. Maatwerk via de Shopify API
Heb je afwijkende processen, dan bouw je de koppeling zelf op de Shopify GraphQL Admin API. De oudere REST Admin API is legacy; nieuwe koppelingen horen op GraphQL. Met webhooks reageer je direct op gebeurtenissen zoals een nieuwe order, en met bulk operations verwerk je grote hoeveelheden producten of voorraad in één keer.
Welke data stroomt waarheen?
Een goed ontwerp begint met een overzicht van alle gegevensstromen. Voor de meeste Shopify-merken ziet dat er zo uit:
Productdata: van PIM naar Shopify (en naar andere kanalen).
Voorraad: van ERP of WMS naar Shopify, bij voorkeur bijna realtime.
Prijzen en B2B-prijsafspraken: van ERP naar Shopify, bijvoorbeeld naar B2B-catalogi op Shopify Plus.
Orders: van Shopify naar ERP, voor fulfilment en facturatie.
Verzendstatus en track-and-trace: van ERP of WMS terug naar Shopify, zodat de klant een verzendbevestiging krijgt.
Klantgegevens: in twee richtingen, met duidelijke afspraken over welk systeem wat mag wijzigen.
Populaire PIM-systemen voor Shopify
Akeneo
Akeneo is een van de bekendste PIM-systemen en geschikt voor merken die productdata over veel kanalen en talen beheren. Er is een open-source basis en een betaalde versie met meer functies.
Salsify
Salsify combineert PIM met DAM (Digital Asset Management). Het is sterk als je veel beeldmateriaal hebt en productcontent aan retailers en marktplaatsen moet leveren.
Pimcore
Pimcore is een open-source platform voor PIM, masterdata en content. Het is flexibel, maar vraagt ook meer technische inrichting.
Sales Layer
Sales Layer is een PIM in de cloud met een overzichtelijke interface en een snelle koppeling met Shopify. Het past goed bij middelgrote catalogi.
Populaire ERP-systemen voor Shopify
NetSuite
NetSuite van Oracle is een cloud-ERP dat veel wordt gekoppeld aan Shopify Plus. Het geeft realtime inzicht in voorraad, orders en financiën, ook over meerdere entiteiten en landen.
SAP Business One
SAP Business One is het ERP van SAP voor het mkb. De koppeling met Shopify loopt meestal via middleware of een connector van een partner en regelt orderverwerking en voorraadbeheer.
Microsoft Dynamics 365 Business Central
Microsoft Dynamics 365 is modulair opgebouwd. Business Central heeft een eigen Shopify-connector voor producten, voorraad, klanten en orders.
Brightpearl
Brightpearl, inmiddels onderdeel van Sage, is gebouwd voor retailers en groothandels. Het is sterk in realtime voorraadbeheer en het automatiseren van orderprocessen.
Exact Online en AFAS
In Nederland werken veel merken met Exact Online of AFAS. Voor beide zijn koppelingen met Shopify beschikbaar via apps of middleware. Let bij de keuze op welke gegevens de koppeling ondersteunt en hoe vaak hij synchroniseert.
Hoe PIM en ERP samenwerken met Shopify
Het PIM zorgt voor het verhaal: complete, consistente productinformatie op elk kanaal. Het ERP zorgt dat je dat verhaal kunt waarmaken: het houdt de voorraad bij, stemt af met leveranciers en regelt verzending en fulfilment.
Het ERP levert actuele gegevens zoals voorraad en prijzen, die via het PIM of rechtstreeks in Shopify terechtkomen. Zo ziet een klant in je webshop altijd wat er echt in het magazijn ligt. Bij een productlancering zorgt het PIM voor de presentatie en het ERP voor voorraad en beschikbaarheid. Komt er een order binnen, dan neemt het ERP het over: picken, verzenden, factureren.
Het resultaat merkt je klant direct: kloppende productinformatie, geen bestellingen van producten die op zijn en een verzendbevestiging zodra het pakket de deur uit is.
Zes tips om te schalen met Shopify, PIM en ERP
Leg per gegeven één leidend systeem vast. Twee systemen die dezelfde prijs mogen wijzigen, geven gegarandeerd fouten.
Ruim je data op vóór je koppelt. Een koppeling kopieert rommel net zo snel als goede data. Dubbele SKU's en lege velden los je eerst op.
Gebruik vaste productidentificatie. Koppel op SKU of EAN, niet op producttitel.
Kies bewust tussen realtime en batch. Voorraad wil je snel bijwerken, productteksten kunnen prima een paar keer per dag.
Bouw monitoring in. Zorg dat iemand een melding krijgt als een order niet in het ERP aankomt, in plaats van dat een klant het ontdekt.
Test met echte volumes. Een koppeling die met tien orders werkt, moet het ook doen op Black Friday. Houd rekening met de API-limieten van Shopify.
Wat levert een koppeling op in de praktijk?
Verkopen op meerdere kanalen: één bron voor productdata en voorraad, of je nu via Shopify, een marktplaats of je winkel verkoopt.
Groeien zonder extra handwerk: meer producten en orders vragen geen extra mensen voor overtypen en controleren.
Betere beslissingen: product- en verkoopdata op één plek geven inzicht in marges, voorraad en marketing.
Sneller internationaal: een PIM beheert vertalingen, het ERP de valuta en btw-regels.
Betere vindbaarheid: complete productteksten en metadata helpen je productpagina's in Google.
Veelgestelde vragen over Shopify, ERP en PIM
Wat is het verschil tussen PIM en ERP?
Een PIM beheert hoe je producten worden gepresenteerd: teksten, specificaties, afbeeldingen en vertalingen. Een ERP beheert de bedrijfsvoering: voorraad, prijzen, orders, inkoop en financiën. Ze vullen elkaar aan en worden vaak allebei aan Shopify gekoppeld.
Heeft Shopify een eigen PIM?
Niet als apart systeem. Met metafields en metaobjects kun je in Shopify wel veel extra productinformatie vastleggen. Voor grote catalogi, meerdere talen of meerdere verkoopkanalen is een apart PIM meestal handiger.
Kan ik Shopify koppelen aan Exact Online?
Ja. Er zijn meerdere apps en middleware-oplossingen die Shopify aan Exact Online koppelen voor orders, voorraad, klanten en facturen. Kies op basis van welke gegevens je wilt synchroniseren en hoe vaak.
Hoe lang duurt het om een ERP aan Shopify te koppelen?
Een standaardconnector staat soms binnen een paar dagen. Een koppeling met maatwerk, B2B-prijzen of meerdere systemen kost al snel enkele weken tot maanden, inclusief testen. De inventarisatie van je datastromen bepaalt het grootste deel van de doorlooptijd.
Moet een koppeling realtime zijn?
Niet voor alles. Voorraad en orders wil je zo snel mogelijk synchroniseren, zeker bij drukte. Productteksten en afbeeldingen kunnen prima in batches. Dat scheelt API-verkeer en maakt de koppeling stabieler.
Tot slot
Een goede koppeling tussen Shopify, je PIM en je ERP haalt het handwerk uit je eCommerce. Productinformatie klopt op elk kanaal, voorraad is actueel en orders lopen zonder overtypen door naar je administratie. Het begint met een heldere afspraak over welk systeem waarvoor leidend is.
Flatline Agency is Shopify Platinum Partner en bouwt deze koppelingen als onderdeel van de hele Shopify-inrichting, niet als losse toevoeging achteraf. Bekijk onze aanpak voor ERP-koppelingen met Shopify en PIM-koppelingen met Shopify, of neem contact met ons op.
Gerelateerde artikelen
