Cosmetica verkopen in de EU: wat compliance vraagt van je webshop, niet alleen van je formule

De CPNP-bevestiging voelt als een finish. Je verantwoordelijke persoon heeft de notificatie ingediend, het veiligheidsrapport is getekend, het productinformatiedossier ligt waar het hoort en het product mag in de EU op de markt worden gebracht. Dat is een echte mijlpaal. Het is ook het moment waarop, zonder dat iemand het aankondigt, een tweede klus begint. En die klus speelt zich af in je webshop, niet in een portaal van de overheid.

De meeste gidsen over cosmetica verkopen in de EU houden op bij die bevestiging. Ze leggen uit hoe je een verantwoordelijke persoon aanstelt, het veiligheidsrapport laat opstellen en het product notificeert, en daarna is de klus voor hen klaar. Wat ze zelden behandelen: wat je Shopify-catalogus en je productpagina's moeten tonen zodra het product live staat, in welke talen, en hoe je dat allemaal kloppend houdt als de regels veranderen. Over die helft gaat dit artikel.

Begin hier: wat de notificatie regelt en wat ze aan je webshop overlaat

Met een notificatie via het Cosmetic Products Notification Portal, een verantwoordelijke persoon die in de EU gevestigd is en een getekend veiligheidsrapport mag je een product in de EU op de markt brengen. Daarmee ligt nog niet vast wat je webshop toont, in welke taal, of hoe je claims zijn geformuleerd. Die tweede laag zit op je productpagina's.

De wettelijke basis ligt in Verordening (EG) nr. 1223/2009. Voordat een cosmetisch product in de EU op de markt komt, moet er een in de EU gevestigde verantwoordelijke persoon zijn. Er moet een veiligheidsrapport voor het product bestaan, als onderdeel van een productinformatiedossier dat je tot tien jaar na de laatste batch bewaart. En het product moet via het CPNP zijn genotificeerd. Een product zonder notificatie mag je niet verkopen. De compliance-adviesbureaus die de zoekresultaten domineren, leggen dit goed uit, en de samenvatting van de verplichtingen door de Europese Commissie zet het helder op een rij.

De notificatie regelt of het product legaal is op het moment dat het de markt op gaat. Over de webshop zegt ze bijna niets. Die valt onder twee andere delen van dezelfde verordening: de etiketteringsregels in artikel 19 en de regels voor claims in artikel 20. Beide gelden voor de manier waarop een product op de markt wordt aangeboden, ook online. Daar gaat het stokje over. Het portaal sluit de ene taak af en opent de volgende.

Wat er echt op je productpagina's moet staan

Een productpagina voor cosmetica in de EU moet de informatie tonen die een koper anders op de verpakking leest: de volledige ingrediëntenlijst volgens INCI, de functie van het product, eventuele waarschuwingen of voorzorgsmaatregelen, de nominale inhoud, en de naam en het adres van de verantwoordelijke persoon. Voor online verkoop komt daar via de Algemene Productveiligheidsverordening (GPSR) nog iets bij: wie de marktdeelnemer is en hoe je die bereikt.

Artikel 19 bepaalt welke informatie onuitwisbaar, leesbaar en zichtbaar op de verpakking moet staan. Bij verkoop op afstand moet de koper die informatie ook vóór de aankoop kunnen zien. In de praktijk hoort ze dus op de productpagina zelf, niet alleen op de doos die later bij de klant aankomt. De gegevens van de verantwoordelijke persoon mag je online verkort tonen, meestal naam, postcode en landcode. Voor het elektronische contact volstaat vaak de website van de verantwoordelijke persoon.

Verkoop je via je eigen webshop in plaats van via een marketplace, dan wordt dit er niet minder op. Eerder het tegendeel: jij bepaalt de hele weergave, dus de verantwoordelijkheid ligt nog nadrukkelijker bij jou. Een marketplace legt eigen verplichte velden op en toont een deel van deze informatie misschien voor je, maar de wettelijke plicht blijft bij het merk. In je eigen Shopify-webshop is elk verplicht veld aan jou om te tonen en aan jou om kloppend te houden.

Concreet moet de productpagina het volgende bevatten:

• De volledige INCI-ingrediëntenlijst. Dezelfde lijst als op de verpakking, in de gestandaardiseerde INCI-benaming, volledig en niet samengevat.

• De functie van het product. Waar het product voor dient, als dat niet al uit de naam blijkt.

• Waarschuwingen, voorzorgsmaatregelen en houdbaarheid na opening. Alle waarschuwende tekst, plus de houdbaarheid of de gebruikstermijn na opening die voor de formule geldt.

• Nominale inhoud. De hoeveelheid, zoals die op de verpakking staat.

• Gegevens van de verantwoordelijke persoon. Naam en adres, waar dat mag in de verkorte online vorm, plus een manier om contact op te nemen.

• Identificatie van de marktdeelnemer. Verplicht voor online verkoop onder de GPSR, zodat een koper en een toezichthouder kunnen zien wie aanspreekbaar is.

Het principe achter deze lijst is gelijkwaardigheid. Wat een klant volgens de toezichthouder op de verpakking moet kunnen lezen, moet een online koper vóór de aankoop kunnen lezen. Een pagina die voor een marketeer compleet oogt, kan nog steeds precies de velden missen waar een markttoezichthouder als eerste naar kijkt.

Claims: het risico ontstaat in je webshop, niet in het lab

Artikel 20 van de Cosmeticaverordening verbiedt claims die suggereren dat een product eigenschappen of functies heeft die het niet heeft. Volgens de gemeenschappelijke EU-criteria moet elke claim waarheidsgetrouw, onderbouwd, eerlijk en billijk zijn. In een webshop reikt die plicht veel verder dan het etiket. Ze geldt voor productteksten, collectiebeschrijvingen, banners op de homepage, e-mails en zelfs meta descriptions en structured data.

Hier kan een merk met een foutloos veiligheidsdossier toch buiten de regels raken. Werkingsclaims zoals minder zichtbare rimpels of een sterkere huidbarrière, toevoegingen als ‘klinisch bewezen’ of ‘dermatologisch getest’, en de claims ‘vrij van’ en ‘natuurlijk’, waar steeds kritischer naar wordt gekeken: ze hebben allemaal onderbouwing nodig die standhoudt tegen de gemeenschappelijke criteria. En die onderbouwing moet de claim dekken zoals hij precies is geformuleerd, voor het specifieke product waar hij bij staat.

Het structurele probleem is duplicatie. Eén claim staat zelden op één plek. Hij staat op de productpagina, in de beschrijving van de collectie waarin het product zit, in een campagnebanner, in een betaalde advertentie, in de meta description en in de JSON-LD die zoekmachines uitlezen. Elk daarvan is een losse kopie van dezelfde claim, en elke kopie moet op zichzelf verdedigbaar zijn.

Een claim klopt pas als ook de kopie waar niemand meer naar kijkt klopt.

Daarom is claimcompliance in een webshop een kwestie van contentbeheer, geen eenmalige tekstcorrectie. Vervalt een onderbouwing, of worden de gemeenschappelijke criteria voor een bepaald type claim strenger, dan pas je niet één zin aan. Dan zoek je elke kopie van die zin op in een catalogus die nooit is gebouwd om bij te houden waar zijn claims staan.

Verkopen in meerdere EU-landen: elke markt brengt een taal mee

Verplichte informatie over cosmetica moet in de officiële taal of talen staan van elke lidstaat waar het product wordt verkocht. Eén CPNP-notificatie geldt dankzij het vrije verkeer van goederen voor de hele EU, maar de taalplicht geldt per afzetmarkt. Het extra werk van verkopen in meerdere landen zit dus in je webshop, niet in de notificatie.

Hier gaan merken de fout in die denken dat één compliant Engelse pagina de hele EU dekt. Dat is niet zo. Een webshop die verkoopt in Frankrijk, Duitsland en Nederland moet de ingrediëntenlijst, de waarschuwingen en de gegevens van de verantwoordelijke persoon tonen in de officiële taal van elk land. Het gaat dus niet alleen om vertaalde marketingteksten voor conversie. De verplichte informatie hoort bij wat je lokaliseert, en ze heeft in het Nederlands of Duits hetzelfde juridische gewicht als in het Engels.

Het gaat ook verder dan de EU. De Europese Economische Ruimte past hetzelfde kader toe in Noorwegen, IJsland en Liechtenstein, dus wie daar verkoopt, krijgt dezelfde plicht. Het Verenigd Koninkrijk heeft daarentegen inmiddels een eigen regime, met een eigen notificatieroute en een eigen verantwoordelijke persoon die in het VK gevestigd is. Dat is een apart project, geen vertaling van het EU-traject. Voor een lancering in de EU is de conclusie eenvoudiger: één notificatie, maar een talenmatrix die groeit met elke markt die je opent.

Zo richt je je Shopify-catalogus in zodat hij blijft kloppen

De aanpak die op Shopify standhoudt: sla de verplichte gegevens op als gestructureerde product-metafields, dus de INCI-lijst, waarschuwingen, gegevens van de verantwoordelijke persoon en houdbaarheid na opening, en toon ze op elke productpagina op dezelfde manier. Met Shopify Markets en Translate and Adapt krijgt elke markt vervolgens de taal die daar verplicht is. Zo is compliance geen tekst meer die verspreid over pagina's staat, maar een datamodel dat de catalogus afdwingt.

Staat de basis goed, dan is de techniek niet ingewikkeld. Maak een metafield aan voor elk verplicht gegeven en toon die velden in het producttemplate. Dan laat elk product ze automatisch zien, ook een product dat later wordt toegevoegd, en hoeft niemand eraan te denken ze erin te plakken. Shopify Markets regelt de structuur per markt, en Translate and Adapt, of een vergelijkbare vertaallaag, bewaart de gelokaliseerde versie van elk verplicht veld voor de markten waar je verkoopt. Ook claims die onderbouwing nodig hebben, staan in beheerde velden. Zo heeft elke claim één bron in plaats van twaalf met de hand overgetypte kopieën.

Wat het oplevert, merk je bij het onderhoud, en daar zit ook het echte werk. Compliance voor cosmetica in de EU is geen eenmalig lanceringsmoment. De bijlagen die ingrediënten beperken, worden doorlopend bijgewerkt, meerdere keren per jaar. Een verantwoordelijke persoon kan wisselen. Een claim die vorig jaar prima was, kan door strengere criteria ineens niet meer door de beugel. Is de verplichte informatie een veld dat overal wordt getoond, dan is een update één aanpassing aan de bron. Is het losse tekst die op honderden pagina's is geplakt, dan wordt dezelfde update een zoektocht door de hele catalogus naar elke plek waar de oude formulering nog staat. In de Shopify Plus-catalogi waar Flatline aan heeft gewerkt, waren het de merken met compliancegegevens in gestructureerde velden die een wijziging in de bijlagen konden verwerken zonder handmatige audit.

Weet je niet waar je moet beginnen? Houd deze volgorde aan

Is de volgorde niet duidelijk, werk dan zo. Voor een lancering in één markt kun je na de eerste drie stappen stoppen, voor verkoop in meerdere markten heb je alle vijf nodig:

1. Controleer of het product correct is genotificeerd. Verantwoordelijke persoon aangesteld, veiligheidsrapport compleet, CPNP-notificatie ingediend. Zolang dat niet rond is, doet niets in je webshop ertoe.

2. Zorg dat elke productpagina de verplichte informatie van de verpakking toont. INCI-lijst, functie, waarschuwingen, nominale inhoud en gegevens van de verantwoordelijke persoon, vastgelegd in de opbouw van de pagina en niet afhankelijk van iemands geheugen.

3. Leg je claims naast hun onderbouwing. Elke werkingsclaim, klinische claim en ‘vrij van’-claim, op elke plek waar hij staat, terug te voeren op bewijs dat precies die formulering dekt.

4. Lokaliseer de verplichte informatie voor elke markt. Niet alleen de marketingteksten, maar ook de verplichte velden, in de officiële taal van elk land.

5. Zet die informatie in gestructureerde velden. Dan is de volgende wijziging in de bijlagen, een nieuwe verantwoordelijke persoon of een aangepaste claim één aanpassing in plaats van een zoektocht.

De volgorde doet ertoe, want elke stap bouwt op de vorige. Wie claims lokaliseert die nog niet onderbouwd zijn, vermenigvuldigt alleen het risico. En wie velden inricht voordat duidelijk is wat erin moet, bouwt sneller de verkeerde structuur.

Veelgestelde vragen

Mag ik cosmetica online verkopen in de EU zonder CPNP-notificatie? 

Nee. Elk cosmetisch product moet via het CPNP zijn genotificeerd voordat het op de markt komt, of je het nu verkoopt in een winkel, via een marketplace of in je eigen webshop. Online verkopen is geen uitzondering.

Heb ik voor elke variant of geur een apart veiligheidsrapport nodig? 

Ja. Elke afwijkende formule, ook een andere geur van hetzelfde product, heeft een eigen veiligheidsrapport nodig als onderdeel van het productinformatiedossier. Een variant is een nieuwe formule, geen ander etiket.

Mogen mijn productpagina's en etiketten alleen in het Engels zijn? 

Nee. Verplichte informatie moet in de officiële taal staan van elke lidstaat waar het product wordt verkocht. Een pagina die alleen Engels is, volstaat dus niet voor de Franse of Duitse markt. Dat geldt voor de marketingteksten en voor de verplichte velden.

Wie kan optreden als mijn verantwoordelijke persoon? 

Een verantwoordelijke persoon moet een rechtspersoon of natuurlijke persoon zijn die in de EU is gevestigd. Dat kan de fabrikant zijn, de importeur, een distributeur of een derde die schriftelijk is aangewezen. Die draagt de wettelijke verantwoordelijkheid voor de compliance van het product en voor het bewaren van het productinformatiedossier.

Heb ik minder verplichtingen als ik direct verkoop in plaats van via een marketplace? 

Nee. Voor directe verkoop aan consumenten gelden dezelfde verplichtingen. In je eigen webshop bepaal je bovendien de hele weergave, dus de verantwoordelijkheid voor correcte verplichte informatie en claims ligt volledig bij het merk.

De belangrijkste punten

• Door de notificatie mag een product de markt op. Voor de webshop gelden aparte regels, die voor etikettering en claims, en daar speelt compliance zich na de lancering echt af.

• Productpagina's moeten dezelfde verplichte informatie tonen die een koper op de verpakking zou lezen: INCI-lijst, functie, waarschuwingen, nominale inhoud en gegevens van de verantwoordelijke persoon, plus identificatie van de marktdeelnemer bij online verkoop.

• Claims zijn in een webshop een kwestie van contentbeheer. Dezelfde claim staat op pagina's, in advertenties en in structured data, en elke kopie moet op zichzelf verdedigbaar zijn.

• Eén notificatie dekt de hele EU, maar de taalplicht groeit met elke markt. Het extra werk van verkopen in meerdere landen zit in je webshop, niet in het portaal.

• Leg je de verplichte gegevens vast als gestructureerde Shopify-metafields die op elke pagina verschijnen, en regelt Shopify Markets de taal per markt, dan houd je compliance actueel met één aanpassing in plaats van een zoektocht door de hele catalogus.

Compliance voor cosmetica in de EU is minder een checklist voor de lancering dan een catalogus die je actueel houdt. Het is ook precies het soort gestructureerde Shopify-build dat ons eCommerce-bureau maakt voor gereguleerde categorieën, waar de catalogus lang na de lancering moet blijven kloppen. Op de productpagina blijkt of dat onderhoud lukt of ongemerkt verslapt. Bewaar dit artikel daarom en loop met je team je eigen productpagina's door voordat je de volgende markt opent.