Shopify POS: wat het kost, hoe het werkt en of het bij je winkel past

Een kassasysteem blijft zelden alleen een kassa. Zodra voorraadsynchronisatie, personeelsbeheer, omnichannel verkoop en hardware meetellen, is het maandabonnement maar een deel van wat je werkelijk betaalt.

Veel webshophouders zien bij Shopify POS een startprijs van $25 of $89 en gaan ervan uit dat daarmee alles betaald is. Dat klopt niet. Hardware, transactiekosten, extra locaties en de POS Pro-uitbreiding tellen allemaal mee in het echte bedrag. Reken je dat vooraf door, dan weet je waar je aan begint. Doe je dat niet, dan komt de rekening later.

Shopify POS is gebouwd als onderdeel van het Shopify-ecosysteem, niet als los systeem. Dat verschil doet ertoe als je beoordeelt of het bij je bedrijf past.

In dit artikel lees je:

• Wat er in de prijs van Shopify POS echt zit

• Het verschil tussen Shopify POS Lite en POS Pro

• Welke hardware- en transactiekosten vaak worden vergeten

• Wanneer Shopify POS zich terugverdient in je bedrijfsvoering

• Welke winkels het meeste aan Shopify POS hebben

Van opstartkosten tot rendement op de lange termijn: na dit artikel kun je een onderbouwde keuze maken over Shopify POS voor je winkel.

Wat is Shopify POS?

Shopify POS is het deel van Shopify waarmee je in een fysieke winkel verkoopt. Het koppelt alles in je winkel (kassa, voorraad, klantgegevens, personeel) direct aan je webshop, vanuit één backend.

Elke verkoop in de winkel werkt dezelfde voorraad bij die je webshop gebruikt. Elk klantprofiel dat aan de kassa ontstaat, is hetzelfde profiel waar je e-mailmarketing mee werkt. Er valt niets af te stemmen, niets handmatig te exporteren en er zit geen derde systeem tussen.

Veel webshops onderschatten wat unified commerce waard is, tot ze elke week uren kwijt zijn aan het rechtzetten van voorraadverschillen tussen webshop en winkel. Die kosten zijn echt, ook al staan ze nooit op een factuur.

Shopify POS draait op iOS en Android via de Shopify POS-app en is in bijna elk land beschikbaar. Wil je alle functies zien, dan houdt Shopify een volledige lijst bij op de POS-functiepagina.

Wat Shopify POS kost, per onderdeel

De prijs van Shopify POS bestaat uit drie delen: je Shopify-abonnement, de optionele POS Pro-uitbreiding per locatie en transactiekosten. Het volledige prijsoverzicht staat op de POS-prijspagina van Shopify. Zo verhouden de abonnementen zich tot elkaar:

Shopify POS Lite: in elk abonnement inbegrepen

POS Lite is de basisversie voor verkopen in een fysieke winkel en zit in elk betaald Shopify-abonnement. Je krijgt de basis: betalingen verwerken, eenvoudige klantprofielen, kortingscodes, retouren op de locatie waar gekocht is en een beperkt aantal POS-logins voor personeel.

Verkoop je op pop-ups, markten of seizoensevenementen, dan is POS Lite vaak genoeg. Je bent snel ingericht, de hardware is minimaal (een smartphone en een kaartlezer volstaan) en je betaalt niets bovenop je bestaande Shopify-abonnement.

Waar POS Lite tekortschiet, is schaal. Op het Basic-abonnement heb je maar één POS-login, je kunt personeel geen rollen of rechten geven en de voorraadtools zijn beperkt. Voor een vaste winkel waar echt veel omgaat, is dat te weinig.

Shopify POS Pro: $89 per maand per locatie ($79 bij jaarbetaling)

POS Pro is de volledige versie, voor wie een winkel echt draait. Voor $89 per maand per locatie bij maandbetaling, of $79 per maand bij jaarbetaling, krijg je alles wat POS Lite mist: onbeperkt personeelsaccounts, eigen rollen en rechten, goedkeuring door een manager, uitgebreide klantprofielen, voorraadtools zoals inkooporders en vraagvoorspelling, omnichannel workflows zoals online kopen en in de winkel ophalen, en volwaardige winkelrapportages.

Op Shopify Plus ($2.300 per maand) zit POS Pro zonder meerprijs inbegrepen voor maximaal 20 locaties. Voor grote winkelketens scheelt dat flink. De volledige lijst met POS Pro-functies staat op de site van Shopify.

Kosten voor hardware

Hardware betaal je één keer, maar de kosten lopen sneller op dan de meeste webshops verwachten. Shopify levert alles van een simpele kaartlezer tot een complete toonbankopstelling. Het hele aanbod staat in de Shopify Hardware Store. Accessoires van andere merken werken ook, behalve de kaartlezer: die moet door Shopify gecertificeerd zijn.

Een minimale opstelling voor één locatie, alleen kaartlezer en dock, kost rond de $150. Een complete toonbank met terminal, scanner, printer en kassalade komt al snel op $1.000 of meer, en dan heb je de iPad nog niet meegeteld. Hardware komt niet elk jaar terug, maar hoort wel in elke begroting voor het eerste jaar.

Transactiekosten

Transactiekosten worden het vaakst onderschat, omdat ze meebewegen met je omzet. Met Shopify Payments betaal je voor betalingen in de winkel vanaf 2,6% + $0,10 op Basic, 2,5% + $0,10 op Grow en 2,4% + $0,10 op Advanced.

Gebruik je een andere betaalprovider dan Shopify Payments, dan rekent Shopify een toeslag bovenop wat je provider al vraagt: 2% op Basic, 1% op Grow en 0,6% op Advanced.

Bij $150.000 winkelomzet per jaar lopen alleen de transactiekosten al op tot $3.900 à $4.100, nog voordat je abonnement of hardware meetelt. De keuze voor een abonnement is dus een financiële beslissing, niet alleen een vergelijking van functies.

De kosten die niet op de prijspagina staan

Elk kassasysteem brengt kosten mee die je niet op de prijspagina ziet. Bij Shopify POS is dat niet anders. De vraag is niet of die kosten er zijn, maar of ze ergens anders in je bedrijf een groter probleem oplossen.

• Vervanging en onderhoud van hardware: kaartlezers en terminals gaan niet eeuwig mee. Reken op vervanging, zeker in drukke winkels.

• Meer locaties: elke extra POS Pro-locatie maakt de maandrekening hoger. Een retailer met vijf winkels betaalt bij maandbetaling $445 per maand aan alleen POS Pro, bovenop het abonnement.

• Afhankelijk van internet: voor de meeste handelingen heeft Shopify POS een stabiele internetverbinding nodig. Offline kun je alleen contant afrekenen. Voor een winkel met wisselende verbinding is dat een reëel risico.

• Personeel inwerken: het systeem wijst zich grotendeels vanzelf, maar goed inwerken kost toch tijd. Houd daar rekening mee in je planning, zeker met een groter team.

• Koppelingen met apps: voor spaarprogramma's, roosterplanning of specifieke boekhoudkoppelingen heb je soms apps uit de Shopify App Store nodig. Die tellen op bij je maandbedrag.

Is Shopify POS de moeite waard voor je winkel?

Eerlijk gezegd hangt dat af van hoe je winkel er echt uitziet. Shopify POS is niet het goedkoopste kassasysteem op de markt. Maar prijs per functie is zelden de juiste maatstaf voor deze keuze.

Wanneer Shopify POS meestal loont

• Je webshop draait al op Shopify. POS Lite is dan in feite gratis en je hebt direct voordeel van één systeem.

• Je verkoopt online én in de winkel en wilt dat de voorraad klopt zonder dat iemand hem met de hand bijwerkt.

• Je hebt meer dan één winkel en wilt de cijfers van alle locaties op één plek zien.

• Je hebt personeelsbeheer nodig voor een groter team: rollen, rechten en inzicht in prestaties.

• Je wilt omnichannel opties bieden, zoals online kopen en in de winkel ophalen, verzenden vanuit de winkel of endless aisle.

Wanneer Shopify POS minder goed past

• Je hebt één rustige winkel, geen webshop en weinig complexiteit in je bedrijfsvoering.

• Je zit in een branche als de horeca, waar de kassaprocessen van Shopify niet voor zijn gebouwd.

• Je hebt specifieke kassafuncties nodig, zoals bepaalde hardware of wettelijke eisen, die buiten het Shopify-ecosysteem vallen.

Shopify POS tegenover traditionele kassasystemen

Traditionele kassasystemen zijn ontworpen rond de fysieke winkel. De webshop kwam er later bij, meestal via een aparte koppeling. Dat zie je nog steeds terug: in versnipperde voorraad, losse klantgegevens en rapportages die je tussen systemen moet laten kloppen.

Shopify POS komt van de andere kant. Eerst was er de eCommerce-infrastructuur, daarna werd de winkelkassa erop aangesloten. Unified commerce is hier geen functie die je instelt, maar het uitgangspunt.

Veel retailers kiezen geen losse kassasoftware meer. Ze kiezen een systeem waar hun hele bedrijfsvoering op draait. De vraag is dan minder ‘welke kassa heeft de beste functies’ en meer ‘op welk platform kan mijn hele winkelbedrijf draaien zonder dat het ingewikkelder wordt’.

Wat Shopify POS oplevert in de bedrijfsvoering

Het rendement van Shopify POS gaat verder dan sneller afrekenen. Volgens eigen onderzoek van Shopify zien retailers met Shopify POS hun bruto handelsvolume gemiddeld met 8,9% stijgen, dankzij gedeelde klantgegevens en omnichannel mogelijkheden. De grootste winst zit in het wegnemen van het extra werk dat ontstaat zodra online en winkel los van elkaar draaien.

• Minder voorraadfouten: bij elke transactie wordt de voorraad in alle verkoopkanalen automatisch bijgewerkt. Geen synchronisatie aan het eind van de dag, geen spreadsheets die moeten kloppen.

• Minder handwerk: inkooporders, vraagvoorspelling, meldingen bij lage voorraad en overboekingen tussen winkels zitten in POS Pro. Voor retailers met een groot assortiment op meerdere locaties scheelt dat veel uren personeel.

• Makkelijker omnichannel fulfilment: ophalen in de winkel, verzenden vanuit de winkel en endless aisle lopen via dezelfde backend als de webshop. Met de omnichannel functies van Shopify POS heb je geen apart systeem nodig om fulfilment over kanalen heen te regelen.

• Rapportage op één plek: dagomzet, prestaties van personeel, voorraadtrends en kasstroom komen uit één bron. Je beslist op basis van complete cijfers, niet op schattingen per kanaal.

• Minder administratie: een retailer met aparte systemen voor online en winkel is elke week uren kwijt aan het rechtzetten van voorraadverschillen en het afstemmen van betaalgegevens. Met Shopify POS verdwijnt dat werk, omdat beide kanalen dezelfde backend delen.

Voor welke winkels werkt Shopify POS het best?

Shopify POS past niet bij iedereen, maar voor bepaalde soorten winkels werkt het bijzonder goed.

• Mode en kleding: veel SKU's met varianten in maat en kleur, voorraad die snel rondgaat en klanten die online kijken en in de winkel kopen. Daar sluit Shopify POS goed op aan.

• Beauty- en lifestylemerken: in deze categorie hangen herhaalaankopen af van wat je van je klant weet, zoals aankoopgeschiedenis, voorkeuren en loyaliteit. Met uitgebreide klantprofielen en segmentatie houd je dat ook bij duizenden klanten bij.

• Pop-ups en marktkramen: POS Lite zit in elk Shopify-abonnement en dekt zonder extra kosten alles wat je nodig hebt om af en toe fysiek te verkopen. Met draadloze hardware sta je op een evenement snel klaar.

• DTC-merken die een eerste winkel openen: merken die online zijn begonnen en nu fysieke winkels openen, hebben het meeste aan de gedeelde backend. Er is geen migratie en geen integratieproject: de winkel sluit aan op de Shopify-omgeving die er al is.

• Retailers met meerdere winkels: centrale voorraad, één set rapportages en orders verzenden vanuit elke locatie maken Shopify POS de ruggengraat voor merken die over veel kanalen verkopen. Shopify POS ondersteunt tot 1.000 winkels vanuit één admin.

Tot slot: wat kost Shopify POS je echt?

Shopify POS is niet de goedkoopste optie. Een retailer op het Basic-abonnement met één POS Pro-locatie, bescheiden hardware en $150.000 winkelomzet per jaar is in het eerste jaar rond de $6.000 tot $7.000 kwijt, inclusief abonnement, POS Pro, hardware en transactiekosten.

Of dat bedrag gerechtvaardigd is, hangt af van wat het vervangt. Zit je al op Shopify en voeg je POS toe, dan breng je je bedrijfsvoering samen in plaats van dat je er kosten bij krijgt. Overweeg je het als losse kassa zonder Shopify-webshop, dan ligt de rekensom anders. Die is het waard om zorgvuldig te maken.

Het sterkste argument voor Shopify POS is geen losse functie. Het is dat je geen aparte systemen meer hoeft te draaien voor online en winkel. Die winst stapelt zich op in de tijd, en je vindt hem zelden terug op een prijspagina.

Voor retailers die al op Shopify draaien, gaat POS vaak minder over een extra tool en meer over eenvoudiger werken in elk verkoopkanaal. Als full-service eCommerce-bureau bekijken we de keuze voor een kassasysteem samen met de webshop, en niet de hardware als losse aankoop. Flatline Agency helpt merken inschatten of dat model past bij hun groeifase en hoe complex hun winkels zijn, van de eerste winkel tot een Shopify Plus-architectuur voor meerdere locaties. Neem contact op voor een eerlijk advies.